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La comunicazione efficace

La comunicazione efficace

Comunicare in modo efficace significa ottimizzare l’atto comunicativo per essere maggiormente compresi e comprendere in modo migliore ciò che afferma l’altro. Per farlo ci sono alcuni accorgimenti da seguire e alcune informazioni da considerare.

In campo lavorativo, comunicare in modo efficace spesso significa evitare errori, ridurre i tempi e migliorare la qualità relazionale e quindi il rapporto con colleghi e clienti. In campo esistenziale, ci aiuta la comunicazione efficace a migliorare il rapporto con le persone e con noi stessi potenziando la qualità della nostra vita.

Una comunicazione efficace infatti, si basa su semplici quanto chiari e incisivi scopi che sono:

  1. Trasmettere un messaggio comprensibile e coerente
  2. Migliorare il livello di comprensione del messaggio stesso
  3. Assicurarsi che l’altro abbia compreso
  4. Agevolare il processo di inter-relazione e informazione

Trasmettere un messaggio comprensibile e coerente

Inviare un messaggio, effettuare un discorso, non  garantisce la comprensione dei contenuti, né che quanto detto giunga all’interlocutore in maniera coerente con le nostre intenzioni.

Le cause sono dovute alla distorsione del messaggio  e i motivi, che riguardano sia chi emette il messaggio sia chi lo ascolta,  sono di carattere psicologico e fisiologico.

Cause della distorsione del messaggio

a) La ritenzione: quando parliamo tendiamo a trattenere alcune informazioni per motivi diversi, generalmente le diamo per scontate o meno importanti.

b) L’effettiva comprensione: non tutto ciò che diciamo viene compreso dall’altro, alcune parole possono essere mal interpretate, altre non capite (es. parola tecnica non conosciuta).

c) La fluttuazione dell’ascolto: più il messaggio è pieno di informazioni o ripetitivo, maggiore è la possibilità che l’attenzione di chi ascolta abbia momenti di calo. Può succedere che l’altro sia sviato da altri pensieri, dal riflettere sulla propria risposta o da uno dei contenuti del messaggio che gli sono arrivati e che lo hanno colpito, spostando momentaneamente l’attenzione.

d) Gli “inceppi” dell’ascolto: rumori, telefono che squilla, persone che chiamano o si intromettono parlando ad uno degli interlocutori, ecc. Sono situazioni che creano sovrapposizioni di suoni diminuendo la probabilità di sentire bene il messaggio.

e) La modalità dell’eloquio: parlare in modo molto veloce, mangiarsi le parole, parlare piano, saltare da un argomento all’altro, ecc. Sono tutte situazioni che minano la buona comprensione dei contenuti del messaggio.


Gli elementi della distorsione del messaggio possono far calare la percezione di quel messaggio anche del 70-80%.


Se vogliamo che l’altro ci comprenda dobbiamo sviluppare una comunicazione che sia:

Chiara: facilmente comprensibile, fluida nel suo svolgersi. È necessario evitare ragionamenti contorti e utilizzare sempre modalità basate sulle potenzialità di chi abbiamo davanti. Se dobbiamo spiegare qualcosa ad un bambino di certo non utilizziamo gli stessi termini e le stesse identiche parole che possiamo invece usare con un collega.

Concisa: evitare messaggi troppo prolissi, nel caso di dover dare molte informazioni utilizzare un foglio nel quale scrivere i punti principali, altrimenti esprimere una mappa concettuale al termine del discorso per fare il punto della situazione di quanto affermato.

Concreta: basatevi su esempi concreti se volete che l’altro possa comprendervi davvero. Non date per scontato che sia sempre così immediata la comprensione di ciò che dite.

Veritiera: mentire per poter  ottenere qualcosa ha i suoi vantaggi, però prima o poi dovrete farci i conti e allora perderete la fiducia di chi avete davanti e non solo. E’ più comprensibile un errore che una menzogna, nell’errore o nel non fare o non sapere, ci sta il limite umano che può essere compreso e superato. Nella menzogna l’interlocutore si sente preso in giro, non considerato in modo positivo, e difficilmente potrà comprendere e perdonare l’atto.

Completa: dobbiamo inserire in ciò che diciamo tutti gli elementi principali. Nel parlare con l’altro dobbiamo focalizzare il fatto che deve essere chiaro per lui il nostro messaggio.

Per effettuare una comunicazione completa in modo chiaro e conciso è importante perciò basarsi su 6 semplici domande .

1) Di che cosa vogliamo parlare?

Iniziare con una definizione di ciò di cui andremo a discutere. Per esempio, “ti voglio parlare delle statistiche delle nostre vendite di questi ultimi 3 anni”. In questo modo evitiamo che l’altro impieghi la sua mente per capire dove vogliamo andare a parare, ma sia subito attento all’argomento e lo abbia ben chiaro in mente.

2) Perché?

In questo caso diamo all’altro la motivazione della nostra interazione, motiviamo l’atto comunicativo e in questo modo sollecitiamo la sua volontà di ascoltarci. Per esempio, “Te ne parlo perché ho riscontrato dei cambiamenti e volevo chiederti alcune spiegazioni per migliorare la situazione”.

3) Quando?

Definisce il momento della comunicazione. Chiedere all’altro se possiamo parlarne ora o in un altro momento ci dà modo di renderlo collaborativo al processo comunicativo e di poter ottenere la sua attenzione. Se per esempio, iniziamo subito a parlare e l’interlocutore è preso da altre cose o ha pochissimo tempo, è probabile che la nostra comunicazione verrà interrotta e sarà male ascoltata o ascoltata solo in parte.

4) Dove?

Il luogo della comunicazione è molto importante, esso, in molti casi, definisce il tipo di rapporto che c’è fra le parti, l’importanza che viene data ai contenuti del messaggio e la considerazione che si ha dell’altro. Se devo informare l’altro che il nostro rapporto lavorativo cambierà, è diverso se lo faccio in mezzo ad un corridoio mentre lo incontro di sfuggita oppure nel mio studio, dove avrò modo anche di potermi spiegare meglio e di approfondire le varie motivazioni. Non sempre il fine giustifica i mezzi, perciò il parlare di contenuti importanti in luoghi non congrui per poter inviare il messaggio in modo più veloce,  e magari meno impegnativo, è da sconsigliare se ci teniamo davvero ad essere produttivi ed efficaci  e a mantenere una buona collaborazione con gli altri.

5) Come?

Un messaggio può essere inviato in modi diversi: parlando direttamente, parlando per telefono, scrivendolo (mail, lettera formale, chat) ognuna di queste modalità va valutata in base al tipo di messaggio che vogliamo inviare, al rapporto che c’è con il nostro interlocutore e all’utilizzo che vogliamo fare di quella comunicazione (per esempio, la lettera garantisce il confronto oggettivo degli elementi comunicati).

6) Con chi? 

Non è scontato, a volte mandiamo il nostro messaggio per il bisogno di trasmetterlo, ma siamo sicuri che sia la persona giusta?


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Dott.ssa LAURA PEDRINELLI CARRARA
Psicologa, Psicoterapeuta, Ipnotista Ericksoniana
Studio in Via Marche, 71 a Senigallia (An)
Cell. 347/9471337
www.laurapedrinellicarrara.it

laurapedrinelli@libero.it

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